Règle de communication professionnelle par courrier électronique

Les conseils suivants vous aideront à être aussi professionnel que possible dans vos communications avec vos collègues et n'importe qui d'autre. Du sujet à la vie privée, c'est l'éthique que tout le monde devrait connaître

Nous passons tous quelques heures par semaine à recevoir et envoyer des dizaines de courriels. Malgré le fait que ce type de communication semble être très pratique et n'a pas de signification particulière, la spécialiste de carrière Barbara Pachter dit qu'il existe de nombreuses façons d'exprimer le professionnalisme par des courriels.

Inclure un sujet direct

Voici des exemples d'en-tête de courriel bien écrit : “dating a changé”, “Pyet sur la présentation”, “Suggestions pour la proposition”. Les gens décident souvent d'ouvrir des courriels en fonction du sujet. Choisissez un mot ou un mot pour donner aux destinataires une idée de la question qui se pose par courriel.

Utiliser une adresse professionnelle

Si vous travaillez pour une entreprise, vous devriez utiliser son adresse officielle. Mais si vous utilisez un e-mail privé, vous devriez également faire attention à sa sélection.

Une adresse professionnelle contient votre nom et prénom. N'utilisez jamais d'adresses email qui ne conviennent pas à votre compte de travail.

Pensez avant de répondre à tous

Personne ne lira les courriels de 20 personnes. Ignorer les e-mails peut être difficile quand beaucoup de gens reçoivent leurs e-mails sur leur téléphone cellulaire ou sur les messages texte apparaissant sur l'écran de l'ordinateur. Limiter l'utilisation du bouton “pour répondre à tous” uniquement dans les cas où cela est nécessaire.

Inclure un bloc de signature

Offrez à la personne qui reçoit le courriel, une sorte d'information pour vous. Habituellement, la section signature électronique contient votre nom complet, titre, nom de l'entreprise et vos coordonnées, y compris votre numéro de téléphone. Vous pouvez ajouter un peu de publicité, mais pas trop. Utilisez le même type d'écriture, taille et couleur que le reste de votre email.

Utiliser des salutations professionnelles

Ne faites pas référence à vos collègues en mots comme “Hi guys” ou “La nature décontractée de l'écriture ne doit pas être reflétée dans le courriel. C'est une salutation très informelle, alors utilisez une salutation plus officielle. Aussi sur email vous devriez écrire un nom long pour une personne, pas le raccourci que vous l'appelez.

Faites bon usage de l'étranger

Si vous choisissez d'utiliser un point, n'utilisez qu'un seul. Parfois les gens sont excités et mettent des points étranges à la fin de leurs phrases. Vous pouvez être très émotionnel ou immature. Utilisez des points très soigneusement. C'est important !

Surveille ton humour

L'humour peut ne pas être compris sur un courriel parce que le ton et l'expression faciale manquent. Dans un échange professionnel, il est préférable de rester hors de votre humeur, car quelque chose qui pourrait être amusant pour vous ne peut pas être pour un autre. Parfois, les blagues de discours semblent très différentes par écrit.

Répondre aux courriels

C'est difficile de répondre à chaque email que vous recevez, mais vous devez essayer. Cela comprend un e - mail qui vous a été envoyé, surtout si l'expéditeur a besoin d'une réponse. Ce dernier est une bonne éthique professionnelle.

Saisissez la dernière adresse email

Vous ne voudriez pas envoyer votre email avant d'avoir fini d'écrire. Même si vous répondez à quelqu'un, il est préférable de supprimer l'adresse et de l'ajouter à la fin comme mesure de sécurité quand elle est prête.

Maintenir le genre d'écriture classique

Pour des raisons de travail, gardez la taille, la couleur et le type d'écriture aussi classique que possible. C'est parce que vos courriels devraient être faciles à lire. Habituellement, il est préférable d'utiliser l'écriture des tailles 10 ou 12 et le type tel que A matériel, calibre, ou New Roman Times. Quant à la couleur, le noir est plus sûr.

Lire au moins deux fois

Vos erreurs ne passeront pas inaperçues par le récepteur. Vous devez donc lire l'email que vous envoyez avant de commencer. Ne comptez pas trop sur la correction automatique, mais lisez-la et relisez-la plusieurs fois.

Vérifiez le récepteur

Accordez une importance particulière à la section du bénéficiaire. Aussi, si vous écrivez votre nom, faites attention à votre nom de famille ou votre adresse afin que vous ne soyez pas confus.

Rien n'est confidentiel

Ecrivez - le correctement, car chaque e - mail reste. Une bonne hypothèse est de penser que d'autres verront ce que vous écrivez. Donc n'envoyez rien que vous ne voudriez pas voir. De plus, un courriel peut être envoyé dans son formulaire original avec un seul bouton.