Rregulla profesionale të komunikimit me e-mail

Të komunikuarit nëpërmjet email-it tashmë është kthyer në pjesë të zakonshme të punës. Ky proces kërkon që ju të jeni të saktë në përpilimin e tyre.

Këshillat më poshtë do t’ju ndihmojnë të jeni sa më profesionistë në komunikimin e shkruar me kolegët tuaj dhe këdo tjetër. Nga subjekti te privatësia, kjo është etika që duhet ta dijë çdo njeri

Të gjithë ne kalojmë disa orë në javë duke marrë dhe dërguar dhjetëra email-e. Pavarësisht se duket sikur ky lloj komunikimi është fare praktik dhe nuk përmban rëndësi të veçantë, specialistja e karrierës, Barbara Pachter, thotë se ka shumë mënyra se si të shprehni profesionalizëm përmes email-eve.

Përfshini një subjekt direkt

Shembuj të një titulli të postës elektronike të shkruar siç duhet janë: “Data e takimit është ndryshuar”, “Pyetje rreth prezantimit”, “Sugjerime për propozimin”. Njerëzit shpesh vendosin nëse do t’i hapin apo jo email-et bazuar te subjekti. Zgjidhni një fjalë apo tog fjalësh që t’i japë marrësit një ide për çështjen që shtjellon email-i.

Përdorni një adresë profesionale

Nëse punoni për një kompani, duhet të përdorni adresën zyrtare të kompanisë. Por nëse përdorni një email privat duhet gjithashtu të tregoheni të kujdesshëm në përzgjedhjen e tij.

Një adresë profesionale përmban emrin dhe mbiemrin tuaj. Kurrë mos përdorni adresa email-i që nuk janë të përshtatshme për profilin tuaj të punës.

Mendohuni mirë përpara se t’u përgjigjeni të gjithëve

Askush nuk do të lexojë email-e nga 20 njerëz. Shpërfillja e email-eve mund të jetë e vështirë, kur shumë njerëz i marrin lajmërimet e tyre në celular ose në mesazhe që shfaqen në ekranin e kompjuterit. Kufizoni përdorimin e butonit “përgjigjuni të gjithëve” vetëm për rastet kur është e nevojshme.

Përfshini një bllok nënshkrimi

Ofroni personit që po e merr email-in, një lloj informacioni për ju. Zakonisht pjesa e nënshkrimit elektronik përmban emrin tuaj të plotë, titullin, emrin e kompanisë dhe informacionin tuaj të kontaktit, përfshirë numrin e telefonit. Mund të shtoni pak publicitet për veten, por pa e ekzagjeruar. Përdorni të njëjtin lloj shkrimi, përmase dhe ngjyre si pjesa tjetër e email-it.

Përdorni përshëndetje profesionale

Mos iu referoni kolegëve tuaj me fjalë si “Ç’kemi djema” apo “Si jeni, njerëz”. Natyra e relaksuar e mënyrës së shkrimit nuk ka përse të reflektohet në email. “Ç’kemi”, është një përshëndetje shumë informale, ndaj përdorni përshëndetje më zyrtare. Gjithashtu në email-e duhet të shkruani emrin e gjatë të një personi, jo shkurtimin me të cilin i thërrisni.

Përdoreni mirë pikëçuditjen

Nëse zgjidhni të përdorni një pikëçuditje, përdorni vetëm një. Ndonjëherë njerëzit emocionohen dhe vënë disa pikëçuditje në fund të fjalive. Ju mund të shfaqeni shumë emocional apo të papjekur. Përdorini pikëçuditjet me shumë kujdes. Ka rëndësi të madhe!

Kujdes me humorin

Humori mund të mos kuptohet në një email, për shkak se mungon toni i duhur dhe shprehja e fytyrës. Në një shkëmbim profesional, është më mirë ta lini jashtë humorin, pasi diçka që për ju mund të përbëjë argëtim, nuk mund të jetë për një tjetër kështu. Me raste, shakatë në të folur tingëllojnë shumë ndryshe në të shkruar.

Përgjigjuni email-eve

Është e vështirë t’i përgjigjesh çdo email-i që merrni, por duhet ta provoni. Kjo përfshin edhe një email që jua kanë dërguar padashur, veçanërisht nëse dërguesi kërkon një përgjigje. Kjo e fundit shërben si një etikë e mirë profesionale.

Shkruajeni adresën e email-it të fundit

Nuk do të dëshironit ta dërgonit email-in përpara se ta mbaroni së shkruari. Edhe nëse po i përgjigjeni dikujt, është më mirë ta fshini adresën dhe ta shtoni atë në fund si masë sigurie që do ta dërgoni kur të jetë gati.

Mbajeni llojin e shkrimit klasik

Për arsye pune duhet t’i mbani përmasat, ngjyrën dhe llojin e shkrimit sa më klasike. Kjo sepse email-et tuaja duhet të jenë të lehta për t’u lexuar. Zakonisht është më mirë të përdorni shkrimin e përmasave 10 ose 12 dhe llojin si Arial, Calibri ose Times New Roman. Sa për ngjyrën, e zeza është më e sigurta.

Lexojeni së paku dy herë

Gabimet tuaja nuk do të kalojnë pa u vënë re nga marrësi. Për këtë arsye duhet ta lexoni disa herë email-in që po dërgoni përpara se ta nisni. Mos u mbështesni shumë te korrigjuesi automatik, por lexojeni dhe rilexojeni atë disa herë.

Kontrolloni marrësin

Kushtojini rëndësi të veçantë seksionit të marrësit. Gjithashtu nëse po e shkruani ju emrin, tregohuni të vëmendshëm te mbiemri ose adresa në mënyrë që të mos ngatërroni person.

Asgjë nuk është konfidenciale

Shkruani siç duhet, pasi çdo mesazh elektronik mbetet. Një supozim i mirë është të mendoni sikur edhe të tjerët do ta shohin këtë që po shkruani. Për këtë arsye mos dërgoni asgjë që nuk do të dëshironit që të tjerët ta shihnin. Për më tepër që një email mund të dërgohet në formën e tij origjinale vetëm me një buton.