Strategji për të menaxhuar sa më mirë kohën tuaj

Një punonjëse e kompanisë së mirënjohur Google me seli në SHBA, ofron eksperiencën e saj praktike në lidhje me mirëmenaxhimin e kohës, nisur nga perspektiva e menaxheres dhe e punonjëses

Stop! Merr frymë thellë. Dhe tani mendo pak për menaxhimin e kohës tënde. Për sa më përket mua, nuk ka fare hapësirë për atë atje lart.

Thuhet se ka dy paradigma rreth temës “plani i menaxhimit të kohës”: menaxheri dhe… kohëbërësi apo punëtori.

Dita e menaxherit është e ndarë në intervale prej 30 minutash. Çdo gjysmë ore ata i ndryshojnë detyrat, me të cilat merren në atë çast. Në këtë mënyrë apo pak a shumë siç ndodh te loja tetris: zhvendosen blloqe të ndryshme lart e poshtë dhe hapësira boshe mbushet me to.

Dita e punëtorit është e ndryshme. Ata bëjnë, krijojnë dhe ndërtojnë. Por më parë, ata mendojnë. Në mënyrë më efektive, ata përdorin kohën e tyre në blloqe me ritëm gjysmëditor apo gjithëditor.

Edhe një mbledhje prej 30 minutash në mes për “kohëbërësin/punëtorin” është diçka shqetësuese. Ne të gjithë duhet të jemi kohëbërës, ndërtues, punëtorë.

OK, një ide gjeniale. Këtë po e bëj … më pas …. Unë po vij me vonesë në mbledhje.

Jo, kështu nuk funksionon. Duhet të jesh i mirorientuar, nëse do të aplikosh një strategji të suksesshme. Dhe në fillim duhet të përcaktohet strategjia e vetërregullimit, e ashtuquajtura “Implementation intention”.

Duhet të përcaktohet saktësisht se kur dhe ku do të lihet në dispozicion për projektet specifike, koha e bërësit. Për këtë efekt, ka edhe një studim:

Grupi i kontrollit u regjistrua për të bërë sport një herë në javë. 29 për qind e pjesëmarrësve iu përmbajtën këtij angazhimi.

Grupi i parë eksperimental u ngarkua të bënte të njëjtën detyrë, bashkë me informacionet e sakta, se përse sporti bën mirë për shëndetin (p.sh. “njeriu vdes nëse nuk bën sport”). 39 për qind e tyre iu përmbajtën udhëzimit.

Grupi i dytë eksperimental u ngarkua që në një kohë të caktuar, në një ditë të caktuar, në një vend të caktuar, të ushtronte një lloj sporti të zgjedhur vetë. 91 për qind ndoqën këtë udhëzim.

Gjej një vend në kalendarin tënd të aktiviteteve, një vend të mirëpërcaktuar për kohën e të bërit, të punuarit dhe shëno menjëherë aty vendin dhe kohën, e në rastin më ideal, edhe detyrën me të cilën ti do të merresh në këtë kohë. Pastaj do të ndodhë pikërisht kështu.

Unë mund ta bëja këtë kështu për shembull … të premten, do ta vija fare në fund, tamam ashtu …. Nëse të gjitha takimet e mia tashmë janë konsumuar, janë tejkaluar?

Jo. Shumë prej takimeve dhe mbledhjeve tona mund të ishin më të shkurtra. Mund të merrnin pjesë më pak punonjës. Dhe disa takime e mbledhje madje janë tërësisht të tepërta. Shfrytëzoje këtë kohë më mirë si një kohë pune. Por këto orë mos i vendos në fund fare të prioriteteve të tua, shumë pranë mbrëmjeve të festave apo të premteve.

Është vërtet çështje kohe. Niveli yt i energjive lëviz valë-valë përgjatë javës. Përmbaju këtij shembulli më mirë, kështu:

E hënë: Pas fundjavës, energjia duhet vënë si fillim në shina e të marrë udhë, duhen mbyllur disa detyra të thjeshta, si për shembull, organizimi, planifikimi dhe përcaktimi i objektivave.

E martë, e mërkurë: Energjia arrin majën e saj ekstreme dhe tashmë duhen përballuar detyrat e vështira. Përcaktoje mirë kohën e punës, e për këtë bëj më mirë një “Brainstorming” dhe shënimet përkatëse.

E enjte: Energjia reduktohet. Përcakto mbledhjet, sidomos në rastet kur duhet gjetur një konsensus i përbashkët.

E premte: Energjia gjendet në nivelin më të ulët. E tashmë është koha për të kryer detyrat, pa iu hyrë afateve, kushtoju planifikimit afatgjatë dhe ndërto lidhje.

Koha e punës duhet vendosur gjithnjë paraditeve, para se të mbërrijë pasditja në thellësinë e saj, e shoqëruar nga një lodhje në lidhje me vendimmarrjen. Ruaje të lirë pasditen e vonë për detyra me karakter mekanik.

Detyra ime e re për ty: përcakto mirë kohën e punës dhe mbroje atë. Dhe para se ti me shumë shpejtësi të fiksosh një takim apo një mbledhje, mendo mirë, nëse kjo ndoshta përplaset me kohën e punës së një punonjësi.

Në rastin tim, koha e punës gjendet e mirëpërcaktuar në agjendë. Përpiqu që këtë kohë të mos e zësh me diçka tjetër, e unë për ty do të bëj të njëjtën gjë.